Propuesta presupuesto web

Propuesta de presupuesto web

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La propuesta de trabajo es similar a un contrato, ambos están por escrito e implican un acuerdo entre las partes. Más allá de ello, creemos que la propuesta es más importante que un contrato, pues a diferencia de él, la propuesta refleja lo que desarrollador y cliente esperan uno del otro y del proyecto web en sí.

La propuesta clarifica las necesidades del cliente, el servicio o producto que el desarrollador y diseñador web va a proveer y el costo de dichos trabajos.

Con cada vez más trabajos desarrollados en forma remota, la propuesta es una pieza esencial en el acuerdo entre el creador de la web y el cliente.

Por ese motivo nos parece interesante explicar el proceso que llevamos a cabo a la hora de realizar una propuesta de trabajo a un potencial cliente.

1) Entrevista en profundidad con el cliente.
Para nosotros es esencial entender cuáles son las necesidades de nuestros clientes y la forma en que ellos las ven y priorizan. Incluso cuando tenemos otra forma de verlo, lograr mirar la realidad con los ojos de los clientes nos asegura entender su negocio, sus expectativas de modo de lograr una comunicación saludable y fructífera para ambos.
 
Como profesionales buscamos lograr soluciones y responder a las necesidades de los clientes de la mejor forma posible. Entendemos que para lograrlo es necesario conocer una serie de puntos cruciales.
 
  • ¿Porqué necesita una página web o, en caso de tener una, hacerle cambios?
  • ¿Qué expectativas tiene con el cambio?
  • ¿De qué forma estas expectativas afectarán el negocio?
  • ¿Qué importancia en el futuro cercano tiene el nuevo sitio la promoción y demostración de productos y servicios?
  • ¿Se imagina interactuar con los visitantes al sitio? En caso que sí, ¿qué vías utilizaría? Dispone de personal y recursos para ello o tendríamos que preverlo como servicio?
  • Pensemos un poco en la competencia. ¿En qué están por delante suyo? ¿Qué hacen mejor? 
  • ¿Cómo le gustaría ver a su negocio online? Haga una lista de páginas que le gustan, funcionalidades, imágenes, menúes y organización general del sitio.
  • Los clientes actuales y futuros. Los clientes de su competencia. ¿Qué desea ofrecerles para fidelizarlos/captarlos?
2) Escuchamos, escuchamos y escuchamos un poco más.
Ciertamente esta regla suena a cliché, pero escuchar al cliente es realmente la clave de un desarrollo exitoso.
 

Cuando nos reunimos con los clientes hacemos lo imposible para apagar nuestro cerebro y pedirle que no adelante soluciones. Que se concentre en entender lo que pretende el cliente. Si, como es inevitable, nuestro cerebro se mantiene pensando soluciones, anotarlas para no olvidarlas y seguir concentrados en escuchar.

Tenemos claro que nuestro cliente lo será, siempre que lo escuchemos y entendamos. En caso contrario buscará otro proveedor que lo entienda y comprenda.
 
Al desarrollar nuestra propuesta intentamos demostrar que entendimos las necesidades e ideas del cliente. Para lograrlo, la única forma es escuchar, anotar y preguntar sin miedo.

El cliente conoce su negocio y sus necesidades, nosotros estamos aprendiendo, con lo que preguntarle una y otra vez hasta lograr entender los objetivos es bueno para el proyecto, es bueno para el cliente y por lo tanto, es bueno para nosotros.
 
Una vez terminada la reunión y ya con toda esta información, continuamos con otros aspectos de la investigación.
3. Evaluar habilidades disponibles para llevar a cabo el proyecto solicitado.
Es necesario evaluar nuestras habilidades y expertise para saber si contamos con todo lo necesario para proveer al cliente con el sitio que espera.

Determinar claramente qué recursos hemos de contratar (desarrolladores, creadores de contenido, fotógrafos, desarrolladores de animaciones, diseñadores gráficos, editores de video y otros) es vital a la hora de realizar un presupuesto acabado y completo.
 
Determinados los recursos a contratar … ¿cuánto costarán? ¿Quién puede llevarlos a cabo? ¿En qué tiempo?
4. Evaluar otros recursos que puedan requerirse y su costo.
Una vez estimados todos los recursos externos necesarios para llevar a cabo el proyecto nos enfocamos en nuestros propios recursos.

  • ¿Cuántas horas debemos estimar para cada área?
  • ¿Qué tipo de servidores y dominios se requieren para que el sitio funcione de acuerdo a lo esperado? 
  • ¿La contratación y renovaciones de dominio y hosting, las llevará a cabo el cliente o lo haremos nosotros?
  • ¿Quién se hará cargo del mantenimiento?
  • ¿Para desarrollar el proyecto, necesitamos algún software particular que no esté incluido dentro de nuestros recursos estándar?
  • ¿Es necesario estudiar alguna funcionalidad especial?
  • ¿Hemos de capacitar nuevo personal para que el proyecto sea exitoso?
  • ¿El cliente dispone de material gráfico y videos sobre los que trabajar? ¿Son de calidad adecuada? ¿Cuándo y por qué medios tendremos disponible este material?
  • ¿Dispone de manual de imagen institucional sobre el que basarnos? ¿O antes de hacer la web será necesario crear logotipo, definir sus usos, la tipografía y la paleta de colores?
  • Y ya puestos en esto y aunque no tenga que ver con el proyecto web, muchas veces se mezclan los conceptos, con lo que es bueno preguntarse: ¿Será necesario realizar tarjetas? ¿Papel membretado, firmas de mail?
  • ¿En la página hay que incluir formularios de suscripción, login, mensajes de email?
Es importante isponemos de herramientas profesionales que nos permiten adelantar varios de estos aspectos en nuestras instalaciones de WordPress. También disponemos de servidores de alta disponibilidad y proveedores de dominios.

El costo de toda esta infraestructura es importante. Acceder a ella en forma compartida puede ser la diferencia para lograr que el proyecto culmine con éxito.
5. Evaluar nuestras posibilidades.
Al momento de confeccionar la propuesta verificamos el calendario, otros proyectos y recursos disponibles. Estimamos cuánto trabajo nos llevará una vez recibido todo el material necesario, imaginando el mejor y el peor escenario.
 
Nos preguntamos si durante ese tiempo estaremos disponibles a full, teniendo en cuenta otros proyectos, feriados e imprevistos que puedan surgir y complicar el tiempo previsto para el proyecto.
6. Definir el alcance del proyecto.
Otro punto que tenemos en cuenta para ayudarnos a cumplir con el tiempo de entrega y los costos establecidos es definir el alcance del proyecto.

Es muy normal que durante el desarrollo del proyecto original surjan nuevas inquietudes, ideas y requerimientos.
 
Si bien son muy importantes para el cliente, probablemente quizá sea preferible dejarlas de lado hasta finalizar el proyecto.

Sucede a menudo que, con el objetivo de atender mejor al cliente, el profesional que atiende los nuevos requerimientos logra todo lo contrario. Su relación con el cliente termina empeorando ya que ocuparse de gestionar y llevar a cabo las solicitudes retrasa plazos, encarece el proyecto y genera malentendidos.
 
Si bien suena duro y es difícil hacerlo, ante estas situaciones somos inflexibles. Sí o sí conversamos claramente con el cliente pros y contras entre anotarlas y considerarlas recién al finalizar el trabajo original o incluir el requerimiento junto con nuevos plazos y costos.
7. Conclusiones
En una primera instancia, todo este trabajo previo puede hacer pensar que el costo del proyecto se disparará, haciendo imposible que el cliente pueda asumirlo.

Entendemos que es todo lo contrario.

Quizá el proyecto sea muy ambicioso y en este momento esté fuera del alcance del cliente. Si este es el caso, siempre será posible establecer un proyecto en etapas, rever objetivos o simplemente dejarlo sin efecto. 
 
Cualquiera sea la decisión tomada en base a una presupuestación responsable y profesional (no necesariamente más cara) será mucho mejor que avanzar en un proyecto que sin un estudio previo podría estar condenado al fracaso, sea por quedar por el camino por falta de presupuesto, sea porque para ajustarse se baja la calidad, se alarga el plazo de entrega, se difieren los pagos o directamente no se cumplen entregas o pagos.
Nuestra de trabajo incluye:
  • Descripción de necesidades del cliente (nuestro desafío).
  • Solución propuesta.
  • Planificación del trabajo y fechas de entrega, indicando dependencias de los trabajos.
  • Presupuesto y forma de pago propuesta.

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